Cara menulis daftar tugas yang produktif

 


Menulis daftar tugas adalah cara yang berguna untuk menjaga diri Anda tetap pada jalur dengan semua yang harus Anda lakukan hari itu, minggu, atau bulan. Dari tugas di tempat kerja hingga mengambil bahan makanan dalam perjalanan pulang – daftar menyediakan struktur sederhana dan membantu Anda mengatur lingkungan di sekitar Anda.

Tapi ada satu trik – efektivitas daftar tugas tergantung pada bagaimana Anda menulisnya.

Tidak ada gunanya menulis daftar tugas jika Anda tidak benar-benar mencentang salah satu item yang perlu Anda selesaikan. Sangat mudah untuk melebih-lebihkan apa yang dapat Anda capai dan menuliskan setiap tugas kecil dan hal yang harus Anda lakukan, alih-alih berfokus pada prioritas.  

Jadi, alih-alih menandai item yang tak ada habisnya dalam daftar dan merasa kewalahan karena tidak menyelesaikan apa pun, cobalah salah satu teknik daftar tugas ini untuk perencanaan yang lebih produktif.

 

1. Jurnal Peluru

Bullet journal adalah sistem daftar tugas yang memungkinkan Anda untuk membagi dan mengatur jenis tugas yang Anda tulis, merencanakan pengingat sebelumnya, melacak acara dan ide, dan mencari tahu tugas mana yang harus Anda tinggalkan sama sekali.

Setiap item yang Anda tulis diidentifikasi dengan peluru yang berbeda . Misalnya, item yang dapat ditindaklanjuti (misalnya mengambil dry cleaning) diidentifikasi dengan titik titik sederhana (•), dan acara (misalnya pesta ulang tahun ayah) ditandai dengan peluru “o” (◦). Simbol ekstra membantu mengkategorikan item daftar lebih lanjut – tanda bintang (*) di sebelah item berarti itu adalah prioritas yang harus dilakukan.

Secara keseluruhan, bullet journal adalah cara yang sangat efisien untuk mencatat tugas, acara, dan ide sehari-hari. Hal yang hebat dengan sistem ini adalah dapat disesuaikan . Anda dapat membuat indeks dan penyelenggara tambahan untuk merencanakan minggu dan bulan sebelumnya dan membuat simbol dan poin Anda sendiri yang Anda suka. Kelemahannya, bagaimanapun, adalah bahwa ini adalah sistem penjurnalan yang agak rinci dan membutuhkan waktu untuk membiasakan diri .

2. Strikethru

Strikethru adalah sistem daftar tugas sederhana yang mencakup empat bagian untuk mengkategorikan tugas Anda: Daftar Langsung, Dump, Vault, dan Kalender. Berikut arti masing-masing dari mereka:

    • Daftar Langsung adalah daftar tugas umum yang mencakup tugas-tugas yang ingin Anda selesaikan pada hari tertentu. Item dalam daftar hidup sampai Anda menyelesaikannya.
    • The Dump adalah tempat untuk brainstorming dan membuang semua pikiran dan ide yang belum Anda jadwalkan, tetapi tidak ingin Anda lupakan.
    • Vault adalah tempat Anda menyimpan daftar tugas yang tepat untuk berbagai proyek dalam hidup Anda.
  • Kalender adalah kalender bulan demi bulan yang sedikit dimodifikasi dengan ruang untuk tugas bulanan, mingguan, dan harian.

Berikut cara kerjanya:

Strikethru dapat digunakan bersama dengan alat produktivitas lainnya, seperti Teknik Pomodoro yang berarti Anda mengerjakan tugas selama 25 menit berturut-turut, lalu istirahat selama 5 menit. Atau jika Anda mencoba menjadi diri Anda yang paling produktif, cobalah rasio 52-17 dari 52 menit kerja, diikuti dengan istirahat selama 17 menit. DeskTime bahkan telah menerapkan timer Pomodoro di aplikasi pelacakan waktu mereka. Jadi, alih-alih bekerja berjam-jam, Anda dapat ingat untuk beristirahat untuk menghindari kelelahan. Anda dapat menerapkan metode ini saat mengerjakan tugas di Daftar Langsung Anda setiap hari.

3. Aturan 1-3-5

Seharusnya, metode sederhana ini telah membantu banyak orang meningkatkan produktivitas mereka dan mengendalikan daftar tugas yang harus mereka kerjakan. Aturan 1-3-5 bekerja seperti ini: pada hari apa pun, Anda dapat memilih satu hal besar, tiga hal sedang, dan lima hal kecil untuk diselesaikan. Setiap hari, Anda harus mempersempit daftar tugas Anda menjadi sembilan item tersebut. Jika Anda membutuhkan sedikit lebih banyak fleksibilitas, Anda dapat membiarkan satu media dan beberapa tugas kecil kosong jika ada tugas yang tidak terduga muncul.  

Inilah mengapa aturan ini berfungsi:

Memilih sejumlah tugas per hari akan meyakinkan Anda untuk mengevaluasi seberapa banyak pekerjaan yang sebenarnya dapat Anda selesaikan. Hanya ada banyak jam dalam sehari, dan Anda tidak dapat merencanakan untuk menyelesaikan banyak hal.

Untuk memulai, buat daftar tugas 1-3-5 Anda sendiri di buku catatan, atau gunakan template ini di komputer atau perangkat seluler Anda.

4. Prinsip Pareto

Prinsip Pareto menyatakan bahwa 80% hasil berasal dari 20% penyebab. Distribusi ini terjadi dalam segala macam aspek kehidupan dan bisnis, dan Anda juga dapat menerapkannya ke daftar tugas Anda.

Identifikasi tugas mana yang membutuhkan usaha paling sedikit tetapi memberikan hasil paling banyak. Tetapkan setiap tugas peringkat berikut:

    • Pada skala 1-10, berapa banyak usaha yang diperlukan?
    • Dalam skala 1-10, seberapa besar pengaruhnya untuk menyelesaikannya?
  • Pada skala 1-5, apa yang menjadi prioritas?

Mulailah dengan daftar item yang membutuhkan sedikit usaha, tetapi menghasilkan hasil yang paling positif. Ini memastikan bahwa Anda melakukan upaya paling sedikit untuk menyelesaikan hal-hal yang paling penting. Ini bekerja dengan cerdas dan produktif.

5. Konsep Matriks Prioritas Steven Covey

Tidak semua tugas yang harus Anda lakukan sama pentingnya, jadi atur berdasarkan apa yang paling mendesak dan apa yang bisa menunggu. Cobalah konsep Matriks Prioritas Steven Covey, dan bagi daftar tugas Anda menjadi 4 kuadran:

Edit Matriks Prioritas

Ini membantu Anda memvisualisasikan dan memprioritaskan semua yang perlu Anda lakukan dengan lebih baik. Mulailah dengan tugas-tugas yang mendesak dan penting dan lanjutkan ke bawah. Lakukan tugas yang tidak penting dan tidak mendesak jika Anda punya waktu, tetapi Anda tahu bahwa kuadran lain lebih diprioritaskan.

6. Fokus pada tugas yang lebih kecil dan dapat ditindaklanjuti

Hindari menuliskan tugas yang luas dan tidak jelas – pecahkan semuanya menjadi item yang lebih dapat ditindaklanjuti. Misalnya, alih-alih menandai “Tulis posting blog baru”, Anda dapat menulis “Finish outline of new blog post.” Dan ketika outline sudah jadi, tugas selanjutnya bisa “Menulis pengenalan blog”, dan seterusnya hingga postingan blog selesai.

Tidak terlalu mengintimidasi dan lebih mudah untuk memulai saat Anda melihat tugas yang lebih kecil daripada proyek raksasa. Dan Anda akan cenderung tidak menunda-nunda jika Anda memiliki daftar item yang dapat ditindaklanjuti yang lebih mudah ditangani.

7. Identifikasi tugas Anda yang paling penting

Identifikasi 2 atau 3 tugas terpenting dalam daftar Anda dan fokuslah untuk menyelesaikannya terlebih dahulu. Segala sesuatu yang lain dalam daftar adalah sekunder – akan menyenangkan untuk dicapai, tetapi jangan stres jika tidak ada waktu. Mereka berfungsi lebih sebagai pengingat hal-hal tidak penting yang harus Anda selesaikan pada akhirnya.

Jika Anda ingin merampingkan daftar Anda, Anda bahkan dapat menghapus semua hal lain yang tidak Anda tandai sebagai penting. Jika Anda memiliki beberapa tugas yang menjadi prioritas, Anda tidak boleh melakukan hal lain sampai mereka selesai, jadi mengapa repot-repot memasukkannya ke dalam daftar Anda?

8. Buat daftar SELESAI

Sederhananya, daftar SELESAI adalah daftar apa yang telah Anda capai sepanjang hari. Ini bisa berupa kumpulan catatan sederhana tempat Anda menuliskan semuanya, mulai dari mengirim email kantor hingga mencuci pakaian. Atau Anda dapat mensubkategorikan daftar SELESAI dengan menambahkan simbol dan menyortir tugas ke berbagai area kehidupan Anda.

Anda mungkin bertanya-tanya – bagaimana daftar hal-hal yang telah Anda lakukan membantu Anda mengelola tugas yang akan datang?

Daftar SELESAI membantu manajemen stres karena memungkinkan Anda memahami seberapa banyak yang sebenarnya Anda selesaikan sepanjang hari, memberi Anda rasa pencapaian. Ini juga membantu Anda memperhatikan hal-hal yang harus disyukuri dalam hidup Anda dan dapat dianggap sebagai bentuk penyimpanan memori. Dengan melihat kembali minggu Anda, Anda dapat memantau hari mana yang lebih produktif untuk Anda dan area mana yang perlu ditingkatkan.

9. Gunakan aplikasi manajemen tugas

Apakah Anda lebih menyukai perangkat seluler? Jangan khawatir, karena ada banyak alat dan platform online yang dapat digunakan untuk mengatur alur kerja harian Anda. Aplikasi ini akan membantu Anda tetap mengendalikan tugas Anda:

    • Microsoft Untuk Dilakukan . Pengelola tugas lintas platform yang membantu Anda menandai semua tugas pribadi dan profesional Anda.
    • selesaiIni . Perangkat lunak pelacakan kemajuan yang membantu Anda melacak kemajuan Anda sendiri dan tetap sinkron dengan tim Anda.
    • Todoist . Aplikasi daftar tugas yang membantu Anda melacak semuanya – mulai dari manajemen proyek hingga tugas.
  • Ike . Sebuah aplikasi daftar tugas yang seharusnya didasarkan pada metode organisasi mantan Presiden Amerika Serikat Dwight D. "Ike" Eisenhower dan mengambil pendekatan yang lebih ringan untuk manajemen tugas.

Untuk melakukan daftar atau tidak melakukan daftar?

Menulis atau mengetik semua yang perlu Anda selesaikan dapat membantu Anda mengingat dan merencanakan hari-hari Anda, tetapi hanya jika Anda strategis dalam membuat daftar tugas. Jangan membombardir diri sendiri dengan setiap detail kecil. Luangkan waktu Anda untuk mencari tahu teknik daftar tugas mana yang membuat Anda paling produktif.

Mungkin Anda memiliki cara sendiri dalam mengatur tugas dan prioritas Anda? Beri tahu kami di bagian komentar di bawah!

Posting Komentar untuk "Cara menulis daftar tugas yang produktif"